Monter un dossier de subvention

Le dossier commun

La plupart des financeurs publics utilisent le dossier commun de demande de subvention (CERFA n° 12156), dématérialisé sur Le Compte Asso pour l'État et l'ANS. Il se compose de fiches :

• Fiche 1 — Présentation de l'association : identification, objet, activités habituelles, moyens humains (salariés, bénévoles). En renouvellement, seules les rubriques modifiées sont à reprendre.
• Fiche 2 — Budget prévisionnel de l'association.
• Fiche 3 — Description de l'action et son budget propre. C'est la fiche décisive.
• Fiche 4 — Attestation sur l'honneur, signée par le représentant légal.
• Fiche 5 — Liste des pièces à joindre.
• Fiches 6 — Compte rendu financier de l'action subventionnée l'année précédente.

Le compte rendu financier n'est pas une formalité : sans lui, la subvention suivante ne sera pas instruite. Beaucoup de clubs perdent un financement acquis simplement en négligeant cette pièce.

Décrire une action qui tient

Une fiche action lisible répond, dans l'ordre, à six questions :

1. Quel constat ? Un problème réel, si possible chiffré. « Aucun créneau féminin dans les trois communes voisines ; 12 % de licenciées au club contre 30 % au niveau national. »
2. Quel objectif ? Ce que l'action doit changer, exprimé en résultat attendu.
3. Quel public ? Nombre, âge, territoire, caractéristiques.
4. Quelles modalités ? Ce qu'on fait concrètement, où, quand, avec qui, avec quels moyens.
5. Quels indicateurs ? Comment on saura que ça a marché. Fréquentation, nombre de licences nouvelles, taux d'assiduité, nombre de passages de grade.
6. Quel budget ? Équilibré, avec le montant demandé clairement identifié.

Deux erreurs à éviter absolument : demander une subvention pour « le fonctionnement » sans action identifiée, et présenter un budget d'action qui ne correspond à rien de vérifiable. Un instructeur lit des dizaines de dossiers : le tien doit être compréhensible en trois minutes.

Faire apparaître ce que le club apporte

Ne présente jamais un budget d'action financé à 100 % par la subvention demandée. Fais apparaître :

• l'autofinancement (participation des adhérents, ressources propres) ;
• les autres cofinancements sollicités — un dossier cofinancé rassure ;
• les contributions volontaires en nature : bénévolat valorisé, mise à disposition gratuite de la salle par la commune, prêt de matériel.

Cette dernière colonne transforme la lecture d'un dossier : elle montre qu'un euro public s'appuie sur plusieurs euros de ressources mobilisées par le club.

Le calendrier

Les campagnes ont des dates fermes, et il n'y a pas de rattrapage. Le PSF s'instruit généralement au printemps ; les subventions communales se préparent à l'automne, au moment du vote budgétaire. Tiens un rétroplanning annuel : c'est le travail le plus rentable d'un dirigeant de club.